香港红十字会利用SAMEX 管理机构大量固定资产
2020-11-20 13:41:50 来源：SAMEX
1. 项目背景:
香港紅十字會創立於1950年，前屬英國紅十字會分會，自1997年7月1日起，隨香港主權移交中國而成為中國紅十字會一個享有高度自治的分會。
在引进SAMEX FAM固定资产管理系统之前,香港红十字会管理方式为人工手动登记或者一些EXCEL 接近半手工式修改登记的方式去管理资产，管理方式落后，导致资产管理不善,使用效率低下,甚至出现资产管理混乱和丢失的情况。
在引进SAMEX FAM固定资产管理系统之前,香港红十字会管理方式为人工手动登记或者一些EXCEL 接近半手工式修改登记的方式去管理资产，管理方式落后，导致资产管理不善,使用效率低下,甚至出现资产管理混乱和丢失的情况。
另外，对于固定资产的增加、处置、变动和清理由谁提出、谁审批、谁采购、谁领用等问题，均存在程序混乱，责任不明的情况。
2. 解决方案:
2018年，香港红十字会引进SAMEX FAM固定资产管理系统实现固定资产精细化管理。SAMEX FAM固定资产管理系统有完整资产管理流程，包含多个模块：资产台账、资产盘点、资产入账、资产调拨、资产租借、资产折旧、资产报废、物资库存，物资申领，报表管理、标签制作以及打印、系统管理。每件固定资产从入库、领用、借用、调拨、变更，到报废处置全流程可跟踪追溯，实现资产的全流程化管理。降低维护使用成本，提高管理效率，使公司效益最大化，成本最小化。
3. 实施模块:
本次项目主要实施模块，包含8大应用：固定资产台账、资产领用申请、资产维修申请、资产租借、资产收回、资产盘点，库存物资，以及物资申领。
3.1 固定资产台帐
固定资产台账记录所有的资产以及资产基本信息，例如资产编号，描述，位置，责任人，使用人，机身编号，购置日期、以及资产规格(譬如颜色、型号、承载量、容量等)，不同资产可定义不同规格属性。若属IT资产，更可定义资产内存大小、硬盘容量、处理器速度等。同时也能够查看资产的所有历史轨迹：资产的租借历史、维修历史、盘点历史等，通过这些信息我们能够追踪每一条资产的所有运行状态、运行轨迹。
3.2 变更管理
资产变更管理包括资产的使用变更和资产处置2个应用。
（1）资产的使用变更根据变更类型的不同分为多种变更方式，包括用户申领、资产调拨、资产损坏、资产闲置。利用SAMEX 配有的流程设计器，企业可按照本身审核流程进行批准，申请必须批准之后方可进行变更，同时系统也支持移动端进行资产定位（位置变更），通过红外扫描快速变更资产位置，节省时间，提高准确度。系统更加提供利用RFID 进行资产寻找功能。
（2）资产处置根据处置类型的不同分为多种处置方式，例如：SELL, DISPOSE, DONATED, TRADE-IN 以及 RECYCLE，系统配有流程设计器，企业可按照本身审核流程进行批准，申请必须批准之后方可进行资产处置。系统更提供移动应用二维码扫描对变更的资产进行二次确认，避免变更错误的资产。
3.3 资产维修申请
对有损坏的资产、需要维修的资产进行维修管理，申请必须批准之后方可进行维修。根据企业业务关系制定详细的维修申请审批流程，逐级审批申请，完成资产维修以及维修费用的申请，同时也支持移动端应用，在移动端可以新建资产维修单。
3.4 租借
用于固定资产的外借，功能包括：支持移动终端应用，数据自动更新至资产台账。配有流程设计器，企业可按照本身审核流程进行批准，申请必须批准之后方可进行租借。可设定每台资产是否可直接租借，若不能，则需提交租借申请。不同站点 (SITE) 之间的资产租借则需提交租借申请，然后利用已批准之申请单放行。可批量租借，并更新相关财务科目。自动保存租借历史记录，并可随时查询。 系统更提供移动应用二维码扫描对租借的资产进行二次确认，避免租借错误的资产。
3.5 资产收回
用于固定资产的收回。与资产租借相对应，跟踪每一条租借单的的租借资产是否收回，详细记录每条租借资产的租借状态，以免租借资产出现丢失现象。
3.6 资产盘点
用于固定资产定期盘点，功能包括：
1：支持移动终端应用，数据自动更新至资产台账。
2：新资产登记 – 盘点过程中发现新的固定资产，即可当场利用移动终端进行信息收集，包括实时编码、输入机身编号、位置、规格等相关资产信息。并可经移动终端现场打印条形码，直接黏贴，无需往返，极其方便。
3：固资信息更新- 盘点过程中发现固资有位置迁移，状态更改(譬如已损坏、无法运作等)等可即场经移动终端更新,并通过系统打印出资产盘点差异报表，若发现某些资产属于非法搬移，可通过SAMEX 产生资产调拨申请单。
4：固资条形码二次打印 – 盘点过程中发现固资条形码标签有损耗或遗失，可即场经移动终端再次打印新条形码。
5：自动保存盘点历史记录，并可随时查询。
SAMEX 的盘点支持RFID 和 二维码扫描， 目前香港红十字会采用工业级平板进行移动端盘点，主要方式为红外二维码扫描。
3.7 库存物料
作为其中一个世界最大的NGO (Non-Government Organization) , 香港红字会除了固定资产，还拥有大量的救援物资，包括口罩，棉被，衣服，甚至医疗用品。如何准确管理这些物资，经得起市民的考验，之前一直都是红十字会的难题之一。 SAMEX 帮助客户实施了 SAMEX 物料管理模块，确保数量准确，责任分明，而且能快速查询每种物资的数量和规格，尤其是一些会有过期性质的物资，确保及时提醒，合理利用，帮助企业减少不必要的浪费。
3.8 物料领用
物资管理的其中一个核心环节是他们的出入库管理。每个月的盘点数据差异，能否找到相对应的出入库凭证是一个良好仓库物资管理必不可少的元素。 从以前的纸张，手工记录，到现在的移动掌上操作，我们帮客户大大提高了物资出入库效率之外，更加提供了物资库存的精准性。每次申领，企业均可按照本身审核流程进行批准，申请必须批准之后方可进行发放。
总结：
固定资产是企业重要的经营资源。企业进行固定资产管理，完善固定资产管理模式，不仅是企业财务管理要求，同时是企业优化资源配置的要求。
1：SAMEX FAM 应用于企业所有固定资产管理，实现全资产管理标准化和信息共享。每件固定资产从入库、领用、借用、调拨、变更，到报废处置全流程可跟踪追溯。
2：提供各类型资产管理报表模型，以及实时数据看板，帮助企业降本增效，提升竞争优势。
3：固定资产管理引入APP终端应用协助管理，管理员可以随时查看所有资产的基本信息，通过RFID 或 QRCODE 扫描的方式，快速准确的完成资产的盘点、变更、入账以及维修申请。极大提升了资产管理的效率以及准确性。