SAMEX FAM 固定资产管理

  固定资产是企业重要的经营资源。企业进行固定资产管理,完善固定资产管理模式,不仅是企业财务管理要求,同时是我国发展绿色低碳经济,优化资源配置的要求。但是现有的大多数企业的固定资产管理模式无论是效率还是质量都达不到信息化时代企业的经营管理需求。

  很多企业管理固定资产的手段一直处于手工或者借助专业软件系统手动修改登记的方式处理。由于管理方式落后,导致了资产管理不善、使用效率低下,甚至在一些企业出现了固定资产管理混乱,给企业带来了巨大的浪费和损失。

  一、当前固定资产管理中存在的主要问题

  1:管理意识落伍 -- 认为固定资产作为一件实实在在的物品,只要不占为私有,跑不出财税系统,就不必要花工夫去管。受这种思想的左右,形成了固定资产"重投入,轻管理"的局面,导致固定资产管理权责不分,产权不明,一度出现了重复购置、盲目建设、贪大求洋的现象,有时甚至发生了固定资产流失问题。

  2:管理制度落后 -- 一是没有结合实际对固定资产管理制度进行细化,不符合精细化管理的要求。特别是随着征管改革的深化,征管机构的调整与变化,相应地对固定资产管理提出了更多更高的要求,但没有及时进行认真研究,拿出具体的解决办法,而是沿用老的制度和办法来对形势变化后的固定资产进行管理,未达到管理的目的;二是未根据变化后的行政组织结构来制定确实可行的固定资产管理业务流程,明确固定资产的增加、处置、变动和清理由谁提出、谁审批、谁采购、谁领用等问题,管理程序混乱, 家底不清、责任不明;

  3:管理基础薄弱 -- 固定资产管理涉及到核算部门、实物管理部门、使用单位和责任人以及购置、使用、变动、处置(报废)等各个环节。为达到管理的目标,就要求部门之间职责分工明确,手续规范统一,程序环环相扣。但由于受「重投入、轻管理」的思想左右和管理制度的不健全,以及缺乏顺畅的管理业务流程和有效的责任追究机制,使固定资 产管理的基础相对较差,出现了账/物不符、情况不明、家底不清等问题。

  4:管理方式滞后 -- 随着计算机技术和网络技术等现代科学技术的发展,现代科学管理技术也应用到固定资产管理之中,中国国税局从2000年起开发应用了固定资产管理软件,但在实际应用中水平参差不齐,从卡片管理到会计核算没有全面使用微机管理,没有利用多媒体技术对固定资产进行图文、语音管理,会计核算没有实行以卡产证,以证产账,以账产表,特别是固定资产管理软件与财务管理软件使用脱节,数据重复录入,既增加了工作量,又没有提高工作效率,现有的网络技术也没有充分利用,导致财务部门、实物管理部门和使用单位以及责任人之间的数据资源不能共享,管理效率不高。

  二、当前企业部门对资产管理该有的认识

  1:正常情况下企业固定资产购入均非为了将来的出卖变现,因此未有效使用、丢失或损坏均为企业浪费和损失

  2:良好的维护和管理能使资产折旧变慢,资产折旧并非不可控,企业必须像控制预算般对待资产折旧费用

  3:部分企业实行资产管理外包,但心态上连业权都转移了。记住,保姆带小孩,依然是自己的小孩。

  4:对资产进行全生命周期信息管理,尽可能对资产进行卷标化,记录资产编码,故障,检修记录以及维修成本等信息。

  5:企业资产管理,该是企业管理而非仅是个人而已。资产生命周期中有大量环节,例如调拨,租借,乃至报废均需要合理审批过程,确保每个环节处理高效、管控到位。

  三、SAMEX固定资产管理方案功能

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  四、资产台账 – 记录固定资产相关之所有信息,包括:

  1:资产编号,描述,当前位置,资产分类,责任部门,责任人,使用人,机身编号,安装日期、购置日期、以及资产规格(譬如颜色、型号、承载量、容量等),不同资产可定义不同规格属性。若属IT 资产,更可定义资产内存大小、硬盘容量、处理器速度等。

  2:记录资产状态,状态包括:未启用、使用中、闲置、已借出、已报废等,并跟踪状态历史

  3:记录资产运行状态,譬如资产是处于运作或停机中

  4:配备资产仪表,可实行资产仪表读数更新,不同资产可配置多个仪表。仪表读数更可用来折旧计算(工作量折旧法)

  5:资产可连结附件,不限数量和附件类型。包括实物图,操作手册等

  五、资产盘点 – 用于固定资产定期盘点,功能包括:

  1:支持移动终端应用,数据自动更新至资产台账

  2:新资产登记 – 盘点过程中发现新固资,可即场利用移动终端进行信息收集,包括实时编码、输入机身编号、位置、规格等相关资产信息。并可经移动终端现场打印条形码,直接黏贴,无需往返,极其方便

  3:固资信息更新- 盘点过程中发现固资有位置迁移,状态更改(譬如已损坏、无法运作等)等可即场经移动终端更新,并通过系统打印出资产盘点差异报表,若发现某些资产属于非法搬移,可通过SAMEX 产生资产调拨申请单

  4:固资条形码二次打印 – 盘点过程中发现固资条形码标签有损耗或遗失,可即场经移动终端再次打印新条形码

  5:自动保存盘点历史记录,并可随时查询

  六、资产调拨 – 用于固定资产的位置和责任转移,功能包括:

  1:支持移动终端应用,数据自动更新至资产台账

  2:资产调拨申请 – 配有流程设计器,企业可按照本身审核流程进行批准,申请必须批准之后方可进行调拨

  3:资产调拨 – 可设定每台资产是否可直接调拨,若不能,则需提交调拨申请。不同工厂(SITE) 之间的资产调拨则需提交调拨申请,然后利用已批准之申请单放行

  4:可批量调拨,并更新相关财务科目

  5:可进行不同位置调拨,或不同责任部门、责任人调拨

  6:自动保存调拨历史记录,并可随时查询

  七、资产租借 – 用于固定资产的外借,功能包括:

  1:支持移动终端应用,数据自动更新至资产台账

  2:资产租借申请 - 配有流程设计器,企业可按照本身审核流程进行批准,申请必须批准之后方可进行租借

  3:资产租借 – 可设定每台资产是否可直接租借,若不能,则需提交租借申请。不同工厂(SITE) 之间的资产租借则需提交租借申请,然后利用已批准之申请单放行

  4:可批量租借,并更新相关财务科目

  5:自动保存租借历史记录,并可随时查询

  八、资产折旧、重估值 – 用于固定资产的折旧和计提计算,功能包括:

  1:支持5种折旧计算方式 (年限平均法,工作量法,双倍余额递减法,年数总和法,指定年折旧率法)

  2:集团企业可设定每个工厂(SITE) 适用之折旧计算方法

  3:每台资产可配置独立折旧计算方法

  4:系统可按设定自动进行每周、每月、每季、每半年、每年折旧计算

  5:可按自然年或财务年进行自动折旧计算,并自动将折旧损耗计入相关财务科目

  6:自动保存折旧历史记录,并可随时查询

  九、资产报废 – 用于固定资产的报废管理, 功能包括:

  1:资产报废申请 - 配有流程设计器,企业可按照本身审核流程进行审核,申请必须批准之后方可进行报废

  2:资产报废 - 报废时自动进行净残余值计算,并纳入相关财务科目

  3:可进行批量报废

  十、报表管理 – 用于日常资产管理报表,包括:

  1:资产盘点差异报表、资产清单报表

  2:资产盘点、调拨、租借历史报表

  3:其它各类管理和统计报表

  4:使用者可自行开发其它新报表,也可数据汇出至EXCEL

  十一、标签制作、打印 – 用于设计标签外形,尺寸及打印,功能包括:

  1:可利用系统进行卷标外形、尺寸以及标签(条形码)内容设计

  2:可经SAMEX 系统进行批量条形码打印,也可经移动终端直接打印至条形码打印机(条形码打印机需具有蓝牙功能)

  3:支持任何品牌卷标打印机,包括蓝牙条形码打印机

  4:建议使用移动式蓝牙条形码打印机,提高资产盘点效率

  5:支持1维条形码,QR CODE (二维条形码),以及RFID (无线射频)

  6:建议使用 移动终端(Windows CE, Pocket PC, Windows Mobile) 来进行日常数据收集

  十二、系统管理 – 用于系统组态及管理,功能包括:

  1:多网站 (Site) 管理– 适合集团型企业,1套系统同时管理不同工厂 (Site) 资产,工厂之间互相独立操作,集团层面统一管理,方便纵横向比较。例如张总管理华东区3个厂,陈总负责华南区4个厂

  2:多语言管理 – 系统提供1英2中 共3个语言包,使用者可按照自己喜好切换系统接口语言。例如总经理以英文接口查询审批,资产盘点人以中文接口进行日常操作

  3:图形化流程设计器 – 用以配置企业在调拨、租借、报废过程中涉及的审批流程,可经邮件发送审批任务至审批人,用户可后期自行修改审批流程

  4:系统设计器 – 使用者使用后期若需对系统接口或逻辑进行修改,例如资产台账字段增减,可通过此功能实现

  5:定期任务执行配置 – 用以配置折旧计算时间,例如每月计算折旧,还是每年执行一次

  6:使用者权限配置 – 配置系统使用者,以及相关权限,包括用户所属网站,以及他们的报表执行权限等


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